نرم افزارهای مدیریت و بهبود عملکرد پروژه‌ها
-فرانک عسکری/مدرس جهاددانشگاهی-
مدیریت پروژه به‌عنوان یک فعالیت چالش‌برانگیز و حیاتی در هر سازمان، جهت برنامه‌ریزی، کنترل و اجرای پروژه‌های مختلف استفاده می‌شود. تاکنون، نیاز به راهکارهایی با هدف بهبود عملکرد پروژه‌ها و ساماندهی فرآیندهای مدیریتی حاکم بر آن‌ها به‌ویژه نسبت به تاجریبات غلط مدیریتی موجود احساس شده است. از اینرو، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به‌عنوان راهکاری مؤثر و کاربردی پیشنهاد می‌شود.
مدیریت پروژه فرآیندی است که شامل برنامه‌ریزی، مانیتورینگ و کنترل عملکرد پروژه در طول زمان است. هدف اصلی مدیریت پروژه، اطمینان از موفقیت آمیز بودن پروژه، با بررسی ریسک‌ها، تغییرات و مشکلات احتمالی در طول زمان انجام آن است.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای بهبود عملکرد پروژه‌ها و بهبود فرآیندهای مدیریتی متناسب با نیازهای سازمان امری حیاتی است. با انتخاب و پیاده‌سازی صحیح یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، سازمان‌ها قادر خواهند بود بهبود عملکرد، برنامه‌ریزی، کنترل بودجه و ایجاد گزارشات تحلیلی دقیقتری را در پروژه‌های خود تجربه کنند. با این حال، باید به مزایا و معایب استفاده از این نرم‌افزارها به‌طور کامل توجه نمود و در انتخاب مناسب آن‌ها، فاکتورهای کلیدی مورد نیاز را مد نظر قرار داد.
. برنامه‌ریزی: شامل تعیین اهداف، زمانبندی، تخصیص منابع و تشکیل ساختار کاری می‌شود.
2. مانیتورینگ: بررسی و نظارت بر وضعیت پروژه از جمله پیشرفت، هزینه‌ها، کیفیت و ریسک‌ها را شامل می‌شود.
3. کنترل: اتخاذ تصمیمات و اقدامات جهت بهبود پیشرفت پروژه، اصلاح زمانبندی و بودجه، مدیریت تغییرات و مشکلات، و ایجاد تعادل میان عوامل مختلف پروژه است.
4. گزارش‌دهی: ارائه گزارش‌ها و اطلاعات مرتبط به سایر اعضای تیم پروژه و مدیران بالادست جهت ارزیابی عملکرد و تصمیم‌گیری‌های بهتر.
مهم‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft Project، Primavera P6، JIRA و Trello است. هر نرم‌افزار نقاط قوت و ضعف خاص خود را دارد که باید مورد بررسی قرار گیرد.
این نرم‌افزارها با ارائه قابلیت‌هایی مانند زمانبندی، برنامه‌ریزی منابع، کنترل بودجه و ایجاد گزارشات تحلیلی، به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری صحیح و به موقع در اختیار داشته باشند.استفاده از این برنامه ها مانند بسیاری از موارد، با مزایا و معایبی همراه است. مزایا شامل افزایش بهره‌وری، کاهش خطاهای انسانی، استفاده بهینه از منابع و افزایش توانایی برنامه‌ریزی است. معایبی مانند هزینه بالا، پیچیدگی، وابستگی به فناوری و یادگیری مدیران نسبت به استفاده از این نرم‌افزارها عنوان شده است.
با توجه به نکات عنوان شده برای انتخاب بهترین برنامه متناسب با نیاز هر سازمانی به مشخصه هایی همچون نیازهای پروژه، فرآیندهای مدیریت پروژه، محدودیت‌های بودجه و نیازهای سازمانی توجه می‌شود.
@askari.faranak